Günümüz Türkiye’sindeki işletmeler, bir yandan koronadan sonra dünya ekonomisindeki anomali ile mücadele ederken, diğer yandan mikro ekonomideki sıkıntılarla başa çıkıyorlar. Birçok işletme, 2024 ve 2025 bütçelerini “minimal kâr, başarılı nakit yönetimi ve dalgalı denizde ayakta kalma stratejisi” üzerine kuruyor. Bu durumda, kaynakların etkin kullanımı ve operasyonel verimlilik önceki yıllara oranla görece çok daha büyük önem kazanmıştır.

İşletmeyi yönetmek için gereken veriye zamanında ulaşamayan ve ulaştığında da doğruluğundan emin olamayan yöneticiler, çoğu zaman operasyonel süreçlerde yaşanan tıkanıklıkların farkındadır. Sorunların çözümü için yapılan noktasal iyileştirme çalışmaları, sistemin bütününü harekete geçirecek ivmeyi vermeye yetmez. Bazen teknolojik yetersizlik, bazen personelin direnci, bazen de süreçlerin hatalı kurgusu nedeniyle yıllar içinde oluşan iş yapma yöntemlerini değiştirmek zorlaşır.Yönetim için ERP projesi bu konuda bir can simidi gibidir. Bu proje, bir firmada yeni bir ERP yazılımına geçiş olabileceği gibi, başka bir firmada mevcut ERP’nin yeniden yapılandırılması olabilir, ancak her zaman beklenti daha verimli bir çalışma sistemine geçmektir.

Bu beklentinin başarıyla sonuçlanması için neler yapılmalıdır ya da soruyu tersten sorarsak, neler yapılmamalıdır? Mark Cotteleer’in ‘ERP Uygulamalarında Ne Yanlış Gidiyor: X Şirketinin Tedarik Zinciri Felaketinden Çıkarılan Dersler’ adlı inceleme makalesi, bu konuda tam aradığımız örnektir. Cotteleer, şirketin, tedarik zinciri yönetimini geliştirmek amacıyla i2 Technologies tarafından geliştirilen bir yazılımı ERP sistemiyle entegre etme çabasının yaklaşık 100 milyon dolar civarında bir mali kayıpla sonuçlandığını vurgular.Sorunun kaynağı, ERP sistemini tedarik zinciri ve müşteri talep tahmin sistemleriyle senkronize etmeye çalışırken yaşadığı veri entegrasyonu hatalarındaydı. Entegre edilen yazılım talep tahminini yanlış hesaplıyordu. Bu hata, satışı düşük ürünlerde yüksek stok, satışı yüksek ürünlerde ise yetersiz stok ve müşteri kaybına neden olmuştur.

• Teknoloji ve İş Süreçleri Uyumsuzluğu: Şirketin iş süreçleri ile i2’nin yazılımı tam anlamıyla uyumlu değildi. Şirketin ürün çeşitliliği ve talep tahmini modelleri, ERP sisteminin varsayımlarına uymadığı için tahmin hataları oluştu.
• Zamanlama ve Planlama Hataları: Şirket, yeni yazılımı uygularken entegrasyon sürecini doğru yönetemedi ve ERP sistemi ile tedarik zinciri sistemi arasında yeterli uyum sağlanamadı. Bu sürecin hızlandırılması, sistemdeki hataların devam etmesine yol açtı.
• Yetersiz Test ve Eğitim: ERP sistemi devreye alınmadan önce yeterince test edilmedi ve çalışanlara bu yeni sistemin kullanımı hakkında yeterli eğitim verilmedi. Bu durum, sistemin beklenmedik hatalarla karşılaşmasına neden oldu.

Sorumuza Dönelim: Neler Yapılmalı?

İş Süreçleri Otomasyonu ve Standartlaşması

• Satıştan tahsilata kadar tüm süreçlerin incelenmesi, hangi işlemlerin gerekli ve otomatize edilebilir olduğunun analiz edilmesi, gereksiz işlemlerin ortadan kaldırılması.
• Excel’de yapılan çalışmaların gözden geçirilmesi (Örnek: Excel’de oluşturulan dağıtım anahtarları, bütçe çalışmaları, nakit akım çalışmaları vb.).
• Rutin ve sürecin bir parçası olan manuel kontrol ve onay işlemlerinin gözden geçirilmesi (Örnek: tedarik faturaları onayı, satış fiyatı ve iskonto yetkisi vb.).
• Mail yoluyla yapılan, sürecin rutin bir parçası olan çalışmaların analizi (Örnek: iade süreci vb.).
• Verilerin doğru ve zamanında girilmesi ile ilgili analizler yapılması ve standartların getirilmesi (Örnek: üretim emrinin kapatılması, işçilik sürelerinin girilmesi vb.).
• ERP’nin veri işleme süreçleri ile işletme süreçlerinin uyumlaştırılması. Yeni bir ERP projesinde, işletme ön süreç çalışmasını tamamladığı için seçim aşamasında bu çalışma yapılabilir. Ancak mevcut ERP iyileştiriliyorsa, uyumsuzluk halinde arayüz yazılımları ile çözüm aranmaktadır. Bu aşamada, ERP versiyonu yükseltildiğinde veri kaybına uğramamak ve upgrade çalışmalarının bağlantılı olarak yapılması önemlidir.
• Çalışmaların test edilmesi, eğitim ve dokümantasyon süreçlerinin tamamlanması.
• Doğru simülasyon modellerinin kurulması.
• Sürecin kendini otomatik olarak kontrol ettiği bir yapı kurulması
• İnsan kaynakları personel sürecine bağlı olarak eğitim ve dokümantasyonun standartlaştırılması

Kaynak Kullanımının ERP ile Takibi ve Optimize Edilmesi

Fakültede kaynak yönetimi dersinde bizlere anlatılan yöntemler günümüzde hızla değişse de, 4M metodunun başlıkları değişmemiştir:
3M – Man (İnsan), Machine (Makine), Material (Malzeme) ve 4M – Method (Yöntem).

Method kısmını süreç iyileştirmesinde ele aldık. 3M ile ilgili olarak, verilerin doğru ve zamanında toplanması kaynak planlama açısından kritik önemdedir.Ülkemizde birçok üretim işletmesi, bu konudaki veri toplama işini (üretim süreleri, duruşlar, fiili malzeme kullanımı, enerji sarfiyatı) mevcut ERP dışında bir otomasyon yazılımı ile yapmaktadır. İki yazılım arasında veri entegrasyonu API kullanılarak gerçekleştirilmektedir.Burada kritik nokta verilerin doğruluğunun kontrolüdür. Örneğin, adam-saat cinsinden iş gücü verilerini ele alalım. Bir seminer sonrası beni davet eden bir firmada yaptığımız incelemede şöyle bir sonuç ile karşılaştık: Bir üretim biriminde kişi isimleri ile işlenen fiili çalışma süreleri, bazı birimlerde gerçek mesai süresinin üzerinde, bazı bölümlerde altında kalıyordu. Sapmalar ± %30 civarındaydı. Bu işletmede bir örnek de iş emirlerinin kapatılmasının gecikmesi ve makinelerdeki doluluk oranının hatalı çıkmasıydı. Bu durum, yalnızca kaynak planlamasında hataya yol açmaz, aynı zamanda maliyetlerin ve karlılıkların hatalı oluşmasına da neden olur.

Kritik noktalar

• Kaynak planlaması açısından ihtiyacı doğru belirlemek. Ne hassasiyette veriye ihtiyacımız var sorusu cevaplanmalıdır.
• Darboğazların ve iyileştirilebilecek noktaların tespiti.
• Personel eğitiminde devamlılığın sağlanması.
• Verimliliği izlemek için uygun KPI’lar belirlenmesi.

Şimdide en başta sorduğumuz soruya dönelim. Ne yapılmamalı?

En başta, ERP projesinin kendisi işletmeden kaynak talep eder: zaman kaynağı, personel kaynağı, maddi kaynak vb.

• Kapsam Kayıpları: Proje kapsamını zamanla genişletmek ve gereksiz özellikler eklemek, projenin zamanında tamamlanmasını engelleyebilir.
• Hızla Geliştirme: Gereksiz yere hızlı ilerleyerek yeterince düşünmeden karar almak.
• Maliyetleri Kısma Yanılgısı: Başlangıçta cazip görünen düşük bütçeli çözümlere yönelmek, sonrasında uzayan danışmanlık süreleri, ek yazılım ve uyarlamalar gibi maliyet sapmalarına yol açabilir.

Sonuç olarak, şirketin kabiliyetleri ve ihtiyaçları ile uyumlu bir ERP projesi, tedarik süreçleri, müşteri süreçleri, muhasebe ve finans süreçlerini verimli hale getirerek maliyetlerin düşmesini sağlar. Bu da orta ve uzun vadede şirket karlılığının ve değerinin artması demektir ki, dostlar başına.

1. Cotteleer, M., & Austin, R. (2003). “ERP Uygulamalarında Ne Yanlış Gidiyor: ..Başarısızlığından Çıkarılan Dersler.” Harvard Business Review.

Yazar Bahar Pekel e ait bu makale mart 2025 de “Dijital Çözümler Dünyası” dergisinde yayınlamıştır.