Bu makalenin her türlü hakkı yazara aittir.Yayınlanamaz ve kaynak gösterilmeden alıntı yapılamaz.
İstanbul Üniversitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü
Hastane ve Sağlık Kuruluşlarında Yönetim Bilim Dalı
Stok Yönetiminde Pareto Analizi Uygulaması
Bahar PEKEL[1]
İ.T.Ü İşletme Müh.
Özet
Bu çalışmada, hastanelerde etkin bir stok yönetiminin gerçekleştirilmesinde kullanılabilecek, maliyet düşürücü tekniklerden birisi olan, Pareto Analizi incelenmiştir.
Çalışmanın amacı; binler ile ifade edilebilecek, çok sayıda kalemden oluşan depo stoklarının, hedef, gerçekleşme ve sapma kontrollerinde; pratik ve mali açıdan etkili bir yöntem olarak, Pareto Analizini uygulamak ve satın alma süreçleri ile ilgili stratejik kararlara ışık tutabilmektir.
Çalışmada öncelikle, sağlık sektöründe stok yönetiminin, makro ve mikro açıdan önemi ele alınmış, daha sonra, Pareto Analizinin genel uygulama prensipleri aktarılmıştır.
Ayrıca, bir hastanede, tıbbi sarf stokları yönetiminde, Pareto Analizi uygulaması yapılmıştır. Uygulamada, standart Pareto Analizinin yanı sıra, yeni bir bakış açısı ile hazırlanan, ikincil ve üçüncül analizler yapılmıştır.
Tüketim hızına bağlı FSN analizi ve Pareto Analizi birlikte uygulanmış sonuçlar balık kılçığı diyagramı üzerinde özetlenmiştir.
Anahtar Kelimeler: Pareto Analizi, Etkin Stok Yönetimi, Sağlık Sektörü,Hastane Yönetimi,Fsn Analizi,Balık Kılçığı Diyagramı.
Abstract
In this study, .Pareto Analysis, is investigated to be used as one of the tecnics to reduce cost for an effective stock manegment .
Moreover , Pareto Analysis has been made in hospital in stock manegment.İn apllication besides the standart Pareto Analysis there has been made secondary and third analysis. prepeard wıth a new poınt of vıew .
Depend on the consuming speed FSN Analiysis and Pareto Analysis have been application. together.Result have been showed on Fish-Bone diagram.
Key Words :Pareto Analysis ,Healt Endüstry,Effective stock manegment,Hospital stock manegment;FSN Analysis;Fish-Bone Diagram
1.Giriş (Intradaction)
Son yıllarda ülkemizde sağlık harcamalarının payı ,bir çok dünya ülkesine paralel olarak artmaktadır.1995 ile 2007 yılları arasında ülkemizde sağlık harcamalarının gayri safi milli hasıla içindeki payı %2,5’ tan %6’ya çıkmıştır.Bu oranlar içinde kamunun payı %4 tür(TÜİK:2010).2011 Yılında kamu sağlık harcamaları ile ilgili açıklanan bütçe 17.521 milyar.TL’dir. (Sağlık Bakanlığı, Prof. Dr. Recep Akdağ, 2010)Bu rakamın toplam bütçe rakamı olan 268,2 milyar( (T.C.Maliye Bakanlığı-Plan ve Bütçe Komisyonu, 2010,26 Ekim) içindeki payı % 6,5 dur.
Mikro düzeyde bakıldığında, bir hastanede, ilaç ve tıbbi sarf malzemesi giderlerinin; toplam gider içindeki payı, kurum bazında değişmekle birlikte, yaklaşık %20- %25 civarındadır. Günümüzde kamu hastaneleri, temel işlevleri olan tedavi ve tıbbi bakım fonksiyonlarının yanı sıra, faaliyet gelirleri ve giderleri ile ayakta durmaya çalışan ekonomik bir işletme; hekim ve diğer personeline eğitim veren bir eğitim kurumu; tıbbi araştırma ve toplum sağlığı gibi konularda faaliyet yürüten koruyucu tıp birimi; birçok meslek sınıfından personelin çalıştığı bir örgüt, sosyal bir kurum ve çoğunluğu kamu kuruluşu niteliğinde olan hizmet işletmesi görünümündedir. Tüm bu hizmetleri yürütmekte olan hastanelerde ilaç ve tıbbi malzeme kullanımı ve yönetimi büyük önem taşımaktadır (Sayıştaş, 2005).
Hastanelerde stok yönetiminde bir çok kriterin birlikte değerlendirilmesi gerekir.Mikro düzeyde ,sağlık hizmetleri açısından, önem derecesine göre, bir stokun yokluğunun ,hayati sonuçları olabileceği açıktır.Finansal açıdan ise , stok tutma seviyesi;,bu kez kurumun hayatiyetini devam ettirebilmesi için gereken pozitif nakit akışını doğrudan etkileyen bir etmendir. Bu durumda optimum stok seviyesinin belirlenmesi için, geçmiş kullanımların analizi ve gelecek kullanımların öngörüsü yapılmalıdır. .Dönem sonlarında ise fiili durumun analizi ve kontrolü önem kazanmaktadır. . Envanter kontrolünde uygulanan belli başlı envanter kontrol yöntemleri; gözle kontrol yöntemi, tek kutu/çift kutu yöntemi, sabit sipariş dönemi yöntemi, sabit sipariş miktarı yöntemi, ABC yöntemi, istatistiksel öngörü teknikleri ve sezgisel yöntemler olarak sıralanabilir . (Özveri, 2004)
Hastane stoklarının yönetilmesinde ,sistematik bir yaklaşım olarak Pareto Analizi ,etkili bir yöntemdir.Pareto Yönetimi, ilk olarak Wilfredo Paredo(1848-1923) tarafından ortaya konmuştur(Arnold, Chapman, 2004: 250).. En önemli eseri “Düşünce ve Toplum” 1916 yılında yayınlanmıştır.), daha sonra kendi adıyla anılmaya başlayacak olan prensibini ilk kez ekonomik içerikli olarak ortaya koymuştur(QCC 1984:8).Analiz, sorunu oluşturan çok sayıda neden içerisinde, odaklanılması gereken grubu ortaya koyar. Pareto yöntemi 80/20 prensibi olarak da adlandırılır. Bu prensibe göre, nedenlerin %20 ‘ si, sonuçların %80’ ini oluşturur. .Örneğin Gider kalemlerinin %20’si, toplam gider maliyetinin %80’ ini oluşturur, veya müşteri cari hesaplarının %20’ si cironun %80’ ini oluşturur. Bu analiz 80-20, 70-30 veya ABC analizi olarak da anılır.
Diğer bir analizi ise FSN analizidir. FSN Analizi’nde stoklar tüketim hızlarına göre 3 sınıfa ayrılır. F:Hızlı(Fast), S:Yavaş (Slow), N: Hareketsiz (Non-moving).Bu çalışmada FSN ve Pareto Analizi Yöntemleri birlikte kullanılmıştır.
Çalışmanın amacı; binler ile ifade edilebilecek, çok sayıda kalemden oluşan depo stoklarının, hedef, gerçekleşme ve sapma kontrollerinde, pratik ve mali açıdan etkili bir yöntem olarak, Pareto Analizini uygulamak ve satın alma süreçleri ile ilgili stratejik kararlara ışık tutabilmektir.
2.Pareto Analizinin Uygulanması(Pareto Analysis Aplication)
2.1 Pareto Analizi Genel Aşamaları
Pareto Analizi aşamaları genel olarak aşağıdaki gibi tanımlanabilir.
1-Analizi konu olan sorunun tespiti
2-Ölçüm karşılaştırması için bir standart seçmesi
3-Nedenlerin önem derecesine göre sıralanması, kategorize edilmesi
4-Kategorilerin önem derecesinde sıralanması
5-Pareto Grafiğinin Çizimi
2.2. Pareto Grafiğinin Çizimi
Yatay eksende belirlenen problem ile ilgili sebepler önem derecesine göre soldan sağa doğru sıralanır. Dikey eksende ise bu problemlerin frekansları (görülme sıklığı) sıralanır. Pareto Diyagramı sütun grafiği veya çizgi grafik olarak da çizilebilir.
Bazı Pareto Analizleri’nde sütun grafiği ile birlikte toplam eğrisi de çizilebilir.
Toplam eğrisi grafiğin sol alt köşesinden başlar ve bütün sütun boylarının toplamı olan bir yükseklikte sağ üst köşede bulunan % 100 seviyesine ulaştığı zaman tamamlanmış olur. (DEVAR, Donald L,Cam Fabrikaları A.Ş Yayınları, 1989)
3.Yöntemler (Methods)
Çalışmada FSN Analizi ve Pareto Analizi birlikte uygulanmış, sonuçlar balık kılçığı diyagramı üzerinde gösterilmiştir.
Yapılan uygulama çalışmasında, dönem sonu stok analizinde , pareto yöntemi kullanılmıştır.Analiz ,Tıbbi Sarf Stoklarında(TSS) uygulanmış ve üç aşamalı olarak gerçekleştirilmiştir.Birinci aşamada stok bakiyelerinde FSN analizi yöntemine göre stok devir hızları ve stok tutma gün sayıları hesaplanmıştır. Daha sonra, stok tutma gün sayısı hesaplanan tüm stok kalemleri, maliyet ve önem bazlı Pareto Analizine tabi tutulmuştur. Hastane yönetimi tarafından daha önce belirlenmiş olan hedef stok tutma süresini aşan stok kalemleri miktar ve tutar bazında listelenmiştir.İkinci aşamada , yeni bir yöntem olarak stoklar ,önce iki ,sonra üçerli gruplara ayrılarak ikinci bir Pareto Analizine tabi tutulmuştur. Çalışmanın yapıldığı cari yıl dönem başı itibarı ile, hareket görmeyen ve hareket gören stoklar olarak iki grup oluşturulmuştur. Bu gruplarda tümü ile devirden gelen;deviri olan ve cari dönemde alımı yapılan; deviri olmayan tümü ile dönem içi alımdan gelen stoklar olarak üç alt gruba ayrılmıştır.Her alt grubun stok tutma hedefini aşan kalemleri ,grup bazında üçüncü bir Pareto Analizine tabi tutulmuştur.
Çalışmanın adımları , uygulama örneği içerisinde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
4.Bir Hastanede Uygulama Örneği(Application on Hospital)
Çalışmada bir Hastanede Tıbbi Sarf Stokları üzerinde Pareto Analizi çalışması yapılmıştır.
4.1 Çalışmanın Amacı
Hastanede, hastane yönetimi tarafından , stok kullanım hızına göre ,maksimum 3 aylık stok bulundurulması hedeflenmiştir.Bu çalışmada ,cari yıl ağustos ayı sonunda , hedefin üzerinde kalan stok bakiyelerinin özel bir analize tabi tutularak ,stratejik olarak alınması gereken önlemlere ışık tutulması amaçlanmıştır.
4.2 Uygulama Adımları
4.2.1 Uygulamada Birinci Adım
Toplam Tıbbi Sarf Stokları İçin Maliyet Bazlı Pareto Analizi Yapılması
İncelenen dönemde, 8.ayda, depoda bakiyesi olan, dönem sonu stokları(dss) , ,stok kalem sayısı 945,maliyet tutarı 3,461,824 TL’dir. Stoklar maliyet tutarı büyüklüğüne göre 100’erli gruplara ayrılmıştır. Stok çeşidinin %21 ini oluşturan ilk 200 stok, toplam maliyet tutarının % 74 ‘ünü (%55+%19) oluşturmaktadır. Stok kalemlerinin %31’ini oluşturan ilk 300 stok , maliyet tutarının %85 ‘ini (%55+%19+%10) oluşturmaktadır(Tablo 1).
| Tablo 1. Tıbbi Sarf Stoklarında | |||
| Maliyet Değerine Göre 100’erli Gruplama | |||
| Kalem Sayısı | Tutar(TL) | % Pay | |
| 1.Grup | 100 | 1.917.159 | 55% |
| 2. Grup | 100 | 663.909 | 19% |
| 3. grup | 100 | 358.684 | 10% |
| 4. grup | 100 | 216.101 | 6% |
| 5. grup | 100 | 137.644 | 4% |
| 6. Grup | 100 | 82.642 | 2% |
| 7. Grup | 100 | 50.242 | 1% |
| 8. Grup | 100 | 25.581 | 1% |
| 9.Grup | 100 | 8.927 | 0% |
| 10.Grup | 45 | 934 | 0% |
| Toplam | 945 | 3.461.824 | 100% |
Şekil 1′ de ise yapılan Pareto Analizi’nin grafik çizimi görülmektedir.
4.2.2 Uygulamada İkinci Adım
Stokların Stok Devir Hızı ve Stok Tutma Gün Süresinin Bulunması
Çalışmanın yapıldığı dönem cari yılın 8.ay sonudur.Gün sayısı toplam
240 gün olarak alınmıştır.Stok Devir Hızı(sdh) ve Stok Tutma Süresi(sds) her bir kalem için aşağıdaki formüller ile hesaplanmıştır.Analizlerde bu iki kriterden, stok tutma süresi gün(sdsg) kriteri kullanılmıştır.
Stok Tutma Süresi Gün(sdsg) : Stok Bakiye Maliyet Tutarı
( Dönemi İçi Kullanım Tutarı/Gün Sayısı)
Stok Devir Hızı(sdh) : 30 (Ay Gün)
Stok Tutma Gün
4.2.3 Uygulamada Üçüncü Adım
Toplam Stokların Hedeflenen Stok Tutma Süresine Göre Analizi.
Hastenenin stok tutma gün süresi hedefi 90 gün olarak belirlenmiştir. Tablo’larda süre 3 ay olarak belirtilecektir..
Öncelikle 945 kalem olan T.S. stoklarının 185 kalemi çalışmanın yapıldığı dönem olan yılın ilk 8 ayında hareket görmemiştir(Tablo 2) .Hareket gören stokların(760 kalem ), stok tutma süresi 3 ayı aşan kısmının (577 kalem) stok maliyeti ile hareket görmeyen stokların stok maliyeti toplandığında, toplam deponun bakiye stok maliyetinin %75’inin hedefin altında kaldığı
görülmektedir(Tablo 3).
| Tablo 2. Toplam Tıbbi Sarf Depo Stokları D.İ * Hareket Analizi | |||
| Kalem Sayısı | Toplam Tutar(TL) | ||
| Hareket Görmeyen | 185 | 340.625 | |
| Hareket Gören | 760 | 3.121.199 | |
| Toplam | 945 | 3.461.824 | |
| *D.İ : Dönem İçi 01.01.2010-31.08.2010 | |||
| Tablo 3. Stok Tutma Süresi >3 AY T.S *Stokları | ||
| Kalem Sayısı | Toplam Tutar(TL) | |
| Hareket Görmeyen | 185 | 340.625 |
| Hareket Gören | 577 | 2.339.063 |
| Toplam | 692 | 2.679.688 |
| Toplam Stok Maliyeti İçindeki Payı | 77% | |
| *T.S: Tıbbi Sarf | ||
4.2.4 Uygulamada Dördüncü Adım
Hareket Görmeyen Stokların ,Stok Tutma Hedefine Göre İncelenmesi ve Pareto Analizinin Yapılması.İlgili dönem içerisinde hareket görmeyen ve stok tutma süresi 3 ayı geçen 185 kalem stoktan ( Tablo 3) ,44 kalemi tümü ile dönem başı devirden gelmektedir. 15 kalem için yılbaşı deviri mevcuttur ve dönem içi yeni alım da yapılmıştır. Kalan 125 kalem ise tümü ile yeni alımdır, hareket görmemiştir. (Tablo 4).Hedef stok tutma süresini aşan 185 kalem stok, Pareto Analizine tabii tutulduğunda stokların %22 ‘ sini oluşturan 40 kalemin, sorunlu tutarın % 67 ‘sini oluşturduğu görülmektedir(Tablo 5).
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4.2.5 Uygulamada Beşinci Adım
Hareket Gören Stokların, Stok Tutma Hedefine Göre İncelenmesi ve Pareto Analizinin Yapılması
İlgili dönem içerisinde hareket gören stokların, 141 kalemi tümü ile dönem başı devirden gelmektedir. 376 kalem için dönem başı devir mevcuttur ve dönem içi yeni alım da yapılmıştır. Kalan 243 kalem ise tümü ile yeni alımdır(Tablo 6).
Toplam Hareket gören stokların tutar olarak %74’ ü 3 aylık stok tutma hedefini
aşan stoklardan oluşmaktadır(Tablo 7).
- Grup, devirden gelen,141 kalem stok, Pareto Analizine tabi tutulduğunda
35 kalemin bakiyenin %81’ini oluşturduğu görülmektedir.(Tablo 8)
- Grup, devir ve alımı olan 376 kalemin, 254 kalemi stok hedefini aşmıştır. ,bu kısım Pareto Analizi’ne tabi tutulduğunda,84 kalemin(%30) ,tutarın %75’ini oluşturduğu görülmektedir(Tablo 9).
- Grup 243 kalemin,171[2] kalemi hedefi aşmıştır.51 kaleminin(%30),tutarın %77 sini oluşturduğu görülmektedir(Tablo 10).
| Tablo 6. | Hareket Gören | Stoklar FSN | Analizi | |
| Kalem | Tutar(TL) | % Dağılım | ||
| 1. Grup | Devir:1 Alım:0 |
141 | 366.527 | 12% |
| 2. grup | Devir:1 Alım:1 |
376 | 1.952.476 | 63% |
| 3. Grup | Devir:0 Alım:1 |
243 | 802.196 | 26% |
| Toplam | 760 | 3.121.199 | 100% |
| Tablo 7. St.S >3 Ay Hareket Gören Stoklar TL | ||||
| Kalem | Devirden
Gelen(TL) |
Yeni Alım
(TL) |
Sarf
(TL) |
Bakiye
(TL) |
| 122 | 571.929 | 212.490 | 359.439 | |
| 278 | 1.024.057 | 1.877.256 | 1.506.016 | 1.395.297 |
| 177 | 991.672 | 407.346 | 584.326 | |
| 577 | 1.595.986 | 2.868.928 | 2.125.852 | 2.339.062 |
| Toplam Tıbbi Sarf | Stokları İçinde | Payı | %77 | |
| Tablo 8. 1. Grup Pareto Analizi ( Devir:1 Alım:0) | ||||||||||
| Hareket Gören T.S.S * | 3 Ay Üzeri Stok Pareto Analizi | |||||||||
| Kalem | Tutar
(TL) |
Dağılım | T.S.S
Payı |
Kalem | Dağılım | Tutar | Dağılım | T.S.S PAYI | ||
| S.T.S.>3 Ay | 120 | 358.979 | 59% | 14% |
35 |
29% | 291.181 | 81% | 11% | |
|
85 |
71% | 67.798 | 19% | 3% | ||||||
| S.T. S< 3 Ay | 21 | 251.464 |
%41 |
0,3% | ||||||
| Toplam | 141 | 610.443 |
100% |
14% | ||||||
| *S.T. S- Stok Tutma Süresi
* T.S.S: Toplam Tıbbi Sarf Stok |
||||||||||
| Tablo 9. 2. Grup Hareket Gören T.S.S
Pareto Analizi -1 (Devir :1 Alım :1) |
|||||||||||
| 2. Grup/ Hareket Gören T.S.S * | Toplam | 3 Ay Üzeri Stok Pareto Analizi | |||||||||
| Kalem | Tutar
(TL ) |
Dağılımm | T.S.S Payı | Kalem | Dağ. | Tutar
(Tl) |
Dağ. | T.S.S PAYI | |||
| S.T.S>3 | 257 | 1.278.620 | 65% | 50% | 84 | 30% | 1.010.739 | 75% | 38% | ||
| 198 | 70% | 328.693 | 25% | 12% | |||||||
| S.T. S<3 | 119 | 673.856 | 31% | 23% | |||||||
| Toplam | 376 | 1.952.476 | 100% | 73% | |||||||
| Tablo 10. 3. Grup – Hareket Gören T.S.S
Pareto Analizi ( Devir:0 Alım:1) |
||||||||||
| 3. Grup/ Hareket Gören T.S.S * | Toplam | 3 Ay Üzeri Stok Pareto Analizi | ||||||||
| Kalem | Tutar
(TL) |
Dağılım | T.S.S Payı | Kalem Dağılım | Dağıl | Tutar | Dağılım | T.S.S PAYI | ||
| S.T.S>3 Ay | 171 | 568.480 | 71% | 21% | 51 %30 | 438.728 | 77% | 16% | ||
| 121 %70 | 129.752 | 23% | 5% | |||||||
| S.T.S<3 Ay | 71 | 233.716 | 29% | 9% | ||||||
| Toplam | 243 | 802.196 | 100% | 30% | ||||||
4.2.6 Uygulamada Altıncı Adım
Stok Tutma Süresi 3 ay Üzeri Olan Tüm Tıbbi Sarf Stoklarının
Özet Tabloda Toplanması
Hareket Gören ve Görmeyen Stoklar ile ilgili yapılan analiz bir özet tablo üzerinde toplanmıştır(Tablo1) .Bu çalışma Tablo 4.,Tablo 5.,
Tablo 8. ,Tablo9. ,ve Tablo 10.da bulunan verilerden oluşturulmuştur.
3 ay üzeri stokların tutarı, toplam stok tutarının %74 ‘ünü oluşturmaktadır.
Bu stoklar içerisinde ,devirden gelen ve dönem içi alımı olmayan 3 ay üzeri stoklar 164 kalemdir ve toplam depo stok tutarının %13 ‘ünü oluşturmaktadır.
Pareto Analizi’ne göre bu stokların yalnızca 44 kalemi(%27) ,tutarın %79’unu oluşturmaktadır.
Devirden gelen ve aynı zamanda dönem içi alımı da olan ,3 ay üzeri stoklar 273 kalemdir ve toplam stokun %41’ini oluşturmaktadır. Pareto Analizi’ne göre bu stokların 88 kalemi(%32) ,tutarın %79’unu oluşturmaktadır.
Deviri olmayan ,yalnız dönem içi alımı olan, 3 ay üzeri stoklar, 296 kalemdir ve toplam stokun %20’sini oluşturmaktadır.
Pareto Analizi’ne göre bu stokların 78 kalemi(%26) ,tutarın %73’ünü oluşturmaktadır (Tablo. 11)
| Tablo 11. | S.T.Süresi 3 Ayı Geçen Tüm T.S.S*
Özet Pareto Analizi |
|
|||||||||
| >3 Ay
Stok Toplamı |
Pareto Analizi |
|
|||||||||
| Kalem | Bakiye
(TL) |
T.S.S PAYI | Kalem | Grup
İçi Pay |
Tutar(TL) | Grup İçi Pay | T.S.S PAYI | ||||
| 1. Grup |
Devir:1 Alım:0 |
44 | 90.270 | 3% | 9 | 20% | 65.747 | 73% | 2% | ||
| Hareket | 2. Grup |
Devir:1 Alım:1 |
16 | 125.719 | 4% | 4 | 25% | 98.986 | 79% | 3% | |
| Görmeyen | 3. Grup |
Devir:0 Alım:1 |
125 | 124.636 | 4% | 27 | 22% | 64.347 | 52% | 2% | |
| Toplam | 185 | 340.625 | 10% | 40 | 22% | 229.080 | 67% | 7% | |||
| 1. Grup |
Devir:1 Alım :0 |
120 | 358.979 | 10% | 35 | 29% | 291.181 | 81% | 8% | ||
| Hareket | 2. Grup |
Devir:1 Alım:1 |
257 | 1.278.620 | 37% | 84 | 33% | 1.010.739 | 79% | 29% | |
| Gören | 3. Grup |
Devir 0 Alım:1 |
171 | 568.480 | 16% | 51 | 30% | 438.728 | 77% | 13% | |
| Toplam | 548 |
2.206.079 |
64% | 170 | 31% | 1.740.648 | 79% | 50% | |||
| 1. Grup |
Devir:1 Alım:0 |
164 | 449.249 | 13% | 44 | 27% | 356.928 | 79% | 10% | ||
| Toplam | 2. Grup |
Devir:1 Alım:1 |
273 | 1.404.339 | 41% | 88 | 32% | 1.109.725 | 79% | 32% | |
| 3. Grup |
Devir:0 Alım:1 |
296 | 693.116 | 20% | 78 | 26% | 503.075 | 73% | 15% | ||
| Genel Toplam | 733 | 2.546.704 | 74% | 210 | 29% | 1.969.728 | 77% | 57% | |||
*T.S.S :Tıbbi Sarf Stokları
| Hareket Görmeyen
85 Kalem, 340,625 TL |
5.Sonuçlar(Results)
| S.T.S>3 Ay
85 Kalem 340,625 TL |
Şekil 2.Balık Kılçığı Diyagramı
| 9 Kalem
%73. |
| 4 Kalem
%79 |
| 27 Kalem.
%52 |
| Tıbbi Sarf Stokları |
| S.T.S>3 Ay
548 Kalem 2.206.079 TL |
| 3. Grup
125 Kalem 124,636 TL |
| 2. Grup
16 Kalem 125,639 TL |
| 1.Grup
44 Kalem 90,270 TL |
| 2. Grup
257 Kalem 1.278.620 TL |
| 3. Grup
171 Kalem 568.840 TL |
| 1. Grup
120 Kalem 358.979 TL |
| Hareket Gören
548 Kalem-2,206,079 TL |
| 35 Kalem
%81 |
| 84 Kalem
%79
|
| S.T.S<3 Ay
21 Kalem 251,464 TL |
6.Tartışma (Discussion)
İncelenen dönem sonunda, depo stok bakiyesi 3,461,824 TL’ dir.
Bu bakiyeyi ,945 kalem, farklı stok oluşturmaktadır..Depo “stok tutma süresi hedefi ” olan, 3 aylık süreyi aşan kısım, 2,546,704 TL’dir ve 733 kalemden oluşmaktadır.Bu durumda depo stoklarının, maliyet değeri olarak, %73’ü “stok tutma süresi hedefi” ni aşmıştır.
Geriye dönük satın alma kararlarının analizi açısından,730 kalemin araştırılması, uzun bir çalışma süresi gerektirir. Bu nedenle stoklar, FSN ve Pareto Analizine tabi tutulmuştur.
Pareto Analizinin sonucuna göre yalnız sorunlu stokların 210 kalemi incelendiğinde
( %29) , sorunlu tutarın %77’ si incelenmiş olur. Kalan stok kalemi sayısı, toplam tutarın %22’ sini oluşturmaktadır.
İncelenecek 210 kalem ile ilgili, FSN analizi uyarınca, üç grup oluşturulmuştur.
Her grup ile ilgili araştırma stratejisi farklı ele alınmalıdır.
210 kalem için de,1.Grup tümü ile devirden gelen 44 kalemdir. Bu grupta 9 kalem dönem içinde hiç hareket görmemiştir.
210 kalem içinde 2.Grup ise, dönem başı deviri olan ancak dönem içinde alımı da yapılmış olan gruptur. Bu grup 88 kalem ve 1,969,728 TL’ lik stok tutarı ile sorunlu stoklar içinde en büyük paya(%77) sahip gruptur. Aynı zamanda bu grubun tüm depo stokları içinde payı %33’ dür. Bu nedenle yapılacak inceleme açısından en önemli gruptur.
88 kalemin, iki farklı açıdan incelenmesi önerilebilir. Birinci açıdan bakıldığında; bu grubun büyük bir kısmı dönem içinde hareket görmüştür(84 kalem) .Bu nedenle dönem içinde alım yapılmış olması doğaldır. Ancak 8 aylık dönem sonunda kalan bakiye, 8 aylık kullanım hızı ile kıyaslandığında , 3 aylık stok tutma hedefinin aşıldığı görülmektedir.
Bu durumda üç soruya cevap aranmalıdır.
1-Bu grup için fazla stok tutma maliyetinin hastane açısından toplam finansal yükü nedir?
2-Açık ihale yöntemi ile yapılan satın almalarda, ihalenin onaylanmasını takiben ,stokun dönemsel olarak depoya çekilmesinde,parti büyüklüğü nasıl hesaplanmaktadır?
3-Satın alma talebinin oluşmasından önce, ihtiyaç tespiti ve onayı hangi teknikler ile yapılmaktadır?
İlk iki sorunun çözüm önerisini birlikte ele almak gerekir. Birinci soru ile ilgili olarak, fazla stok tutma maliyetinin hesaplanabilmesi için ,her bir stok kalemi için, bir “dönem sonu hedef maliyet tutarı” hesaplanmalıdır. Bu da her stokun kullanım hızına bağlı olarak bir hesaplama yapılmasını gerektirir. İkinci sorusu ise, her seferinde tedarikçiye verilen sipariş ile stoka çekilecek parti büyüklüğünün hesaplanması ile ilgilidir.Muhasebesel açıdan borç alacak ilişkisi, stokun hastaneye teslimi ile birlikte ,fatura tahakkuku ile gerçekleşmektedir.Bu durumda parti büyüklüğünün optimum düzeyde olması,ödeme vadesi ve hastane nakit akım tablosunu doğrudan etkilemektedir.Tablo.12 ‘de bu iki sorunun çözümü ile ilgili bir örnek çalışma yapılmıştır.Bundan sonra , benzer çalışma grup içindeki tüm kalemler için yapılarak,sonuçta “ Depo Toplam Fazla Stok Maliyeti” bulunabilir.
| Tablo 12. Fazla Stok Maliyeti Hesabı TL Cari Yıl -1 Ocak-31 Ağustos | ||||||
| Dönem
Başı
Devir |
Dönem İçi
Giren |
Dönem
İçi
Çıkan |
Dönem
Sonu
Bakiye |
Dönem
Sonu Hedef Stok Maliyeti |
Katlanılan Fazla Stok Maliyeti |
Yeniden Sipariş Seviyesi |
| 39,545 | 41,949 | 52,130 | 29,364 | 19,549 | 9,816 | 21,178 |
| Tablo 13. Tablo 12’ye İlişkin Veriler |
|
Stok Tutma Hedefi : 3 Ay Temin Süresi : 1 Hafta |
| D.S Hedef Stok Maliyeti = Dönem İçi Çıkan Maliyet*3 |
| Dönem Süresi(Ay) |
| Katlanılan Fazla Stok Maliyeti = Hedef Stok Tutarı –Bakiye Stok Tutarı |
| Yeniden Sipariş Seviyesi = Hedef Stok +1 Haftalık Kullanım
(Dönem içi Çıkış/8/4) |
Stok bakiyesi her 21,178 TL’ ye düştüğünde ,19,549 TL sipariş verilmelidir
Toplam fazla stok maliyeti bulunduktan sonra ,bu maliyetin hastaneye finansal
yükünün hesaplanması gerekir.Toplam finansal yükün hesaplanması için ,paranın zaman değerinin bulunması ile ilgili yönteme karar verilmelidir.Hesaplamalarda , cari yıl beklenen enflasyon oranı veya çalışmanın kapsadığı dönemdeki banka kredi faizleri kullanılabilir.
Diğer bir tartışma konusu da, stok tutma hedefinin ,tüm stoklar için 3 ay kabul edilmesidir. Matematiksel bir model kurularak gruplara ayrılacak olan stoklarda, her grup için farklı bir, stok tutma gün hedefi belirlenebilir.Kurulan modele,temin süresi,önem derecesi,depolama maliyeti gibi kriterler eklenerek ,her stok veya stok grubu için farklı bir hesap yapılabilir. Bu şekilde, hem fazla stok maliyetinin hesabı, hem de yeniden sipariş seviyeleri, görece daha hassas hesaplanabilecektir.
Üçüncü soru , ihtiyaç tespiti ve onayının hangi teknikler ile yapıldığının incelenmesi ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasına yöneliktir. Çözümü ,talepten başlayarak satın alma, depo kabul ve sarf ile ilgili tüm aşamaların, süreç analizlerinin yapılmasını gerektirir.
Teşekkürler
Sn Hocam Prof. Dr. Haydar Sur’a değerli katkılarından dolayı teşekkür ederim.
Kaynakça
ARNOLD, T. C. (2004). Introduction to Materials Management”, 5th Ed. Pearson Prentice Hall.
DEVAR, Donald L,Cam Fabrikaları A.Ş Yayınları. (1989). Kalite Çemberleri Eğitim El Kitabı, . İstanbul.
Özveri, O. (2004). Çok Kriterli Envanter Sınıflandırmasında, Analatik Hiyerarşi Süreci Analizinin Uygulanması. D.E.Ü.İ.İ.B.F.Dergisi , 137.
Sağlık Bakanlığı, Prof. Dr. Recep Akdağ. (2010). 2011 Mali Yılı T.B.M.M Plan ve Bütçe Komisyonu Sunumuı.
Sayıştaş, T. B. (2005). Performans Denetim Taporu Sağlık Bakanlığına Bağlı Hastanelerde İlaç Tibbi Sarf Malzemesi ve Tibbi Cihaz Yönetimi. Ankara.
T.C.Maliye Bakanlığı-Plan ve Bütçe Komisyonu. (2010,26 Ekim). Bütçe Sunuş Konuşması-Maliye Bakanı Mehmet Şimşek.
Yönetim Geliştirme Merkezi Seminer Notları. (1985). QUALİTY CONTROL CİRCLES. İstanbul.
[1] e mail: bpekel@pekeldanişmanlik.com; bpekel@pekeldanismanlik.com;
[2] Bu grup içinde alım tarihleri yakın olanlar(son 3 ay içerisi) ,analizde listeden çıkarılabilir. Bu çalışmada tamamı listede bırakılmıştır.